Lohnbuchhaltung und Steuerwissen für Pflegebetriebe
glossar.
Im Pflegealltag bleibt kaum Zeit, sich mit steuerlichen Fachbegriffen und betriebswirtschaftlichen Kennzahlen zu beschäftigen.
Dieses Glossar erklärt die wichtigsten Begriffe aus Steuerberatung, Buchhaltung und Unternehmensführung – speziell für ambulante und stationäre Pflegedienste.
Unser Ziel: verständliche Orientierung für Gründer, Unternehmer und Leitungskräfte in der Pflegewirtschaft.
Abgrenzung (periodengerecht)
Aufwendungen und Erträge werden der Periode zugeordnet, in der sie wirtschaftlich anfallen (nicht erst bei Zahlung). Für Pflegedienste wichtig für Monatsabschlüsse, Pflegesatzverhandlungen und belastbare Kennzahlen.
Abschreibung (AfA)
Planmäßige Verteilung der Anschaffungskosten eines Anlageguts auf die Nutzungsdauer. Relevanz u. a. bei Dienstfahrzeugen, IT, medizinischem Gerät oder Büroausstattung.
Arbeitgeberzuschläge (Nacht/Feiertag)
Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit erfordern saubere Lohnarten mit korrekter steuer-/sv‑Behandlung und nachvollziehbaren Dienstplandaten.
Betriebsprüfung
Prüfung durch Finanzverwaltung/Sozialversicherung. Gute Vorbereitung (Verfahrensdoku, Lohnarten, Kassenbuch, Belegablage) vermeidet Nachzahlungen.
Budgetgespräch / Pflegesatzverhandlung
Wirtschaftliche Gespräche mit Kostenträgern über Vergütungen. Saubere Kostenrechnung und periodengerechte Zahlen sind die Basis.
BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung)
Monatliche Auswertung aus der Fibu. Dient der Steuerung (Umsatz, Kosten, Personalkostenquote, Ergebnis). Für Pflege spezifisch: Trennung SGB V/SGB XI.
Cashflow
Zahlungswirksamer Überschuss. Wichtig für Liquiditätsplanung, Investitionen und Lohnzahlungen – unabhängig vom bilanziellen Ergebnis.
Controlling
Plan‑/Ist‑Vergleich, Kennzahlen (z. B. Tourendeckungsbeiträge, Auslastung) und Maßnahmensteuerung. Grundlage für professionelle Praxisführung.
Deckungsbeitrag
Erlöse minus variable Kosten je Leistung/Tour. Zeigt, welche Leistungen Kostendeckung schaffen – zentral für Tourenplanung und Kapazitätsentscheidungen.
Digitalisierung & GoBD
Digitale Belege, Workflows und revisionssichere Archivierung. Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, zeitgerechte Erfassung und Verfahrensdokumentation sind Pflicht.
E‑Bilanz
Elektronische Übermittlung von Jahresabschlussdaten an die Finanzverwaltung. Gilt für bilanzierende Unternehmen (z. B. GmbH).
Existenzgründung (Pflegedienst)
Von der Rechtsformwahl über Businessplan bis Zulassungen und Finanzierung. Besonderheiten: Personalbedarf, Tourenstruktur, Vergütungsvereinbarungen.
Fahrtenbuch vs. 1%-Regel
Methoden zur Privatnutzung von Dienstwagen. Wahl wirkt auf Steuerlast und Administrationsaufwand.
Fakturierung Pflege (SGB V/XI)
Rechnungsstellung gegenüber Kassen/Kostenträgern. Saubere Datenschnittstellen zu Pflegesoftware minimieren Differenzen und Rückläufer.
Gewinnermittlung
Bilanz (GmbH) vs. EÜR (bei bestimmten Rechtsformen). Pflegedienste als GmbH bilanzieren i. d. R. verpflichtend.
Häusliche Krankenpflege (HKP)
Leistungen nach SGB V auf ärztliche Verordnung. Abrechnungsvorgaben, Dokumentation und Prüfbarkeit sind entscheidend für Liquidität.
Investitionskosten (Pflege)
Kosten für langlebige Güter (z. B. Fahrzeuge, IT). In der Pflege oft über Vergütungen oder Pauschalen refinanziert; kalkulatorisch und bilanziell relevant.
Insolvenzfrüherkennung (StaRUG)
Frühwarnsysteme und Planungsrechnungen zur Krisenvermeidung. Wichtig bei Kostendruck, Fachkräftemangel und Zahlungsverzug der Kostenträger.
Jahresabschluss
Bilanz, GuV, Anhang – plus Lagebericht je nach Größenklasse. Dient Banken, Gesellschaftern und Behörden als zentrale Informationsquelle.
Kostenstellen/-träger (SGB V/XI)
Trennung nach Leistungsarten und Kostenträgern. Erlaubt aussagekräftige Auswertungen und fundierte Verhandlungen mit Kassen.
Krankenversicherung (GKV) – Vergütungssysteme
Regelwerke und Verträge bestimmen Erlöse. Verständnis der Systematik ist Voraussetzung für Planung und Controlling.
Liquiditätsplanung
Kurz‑, mittel- und langfristige Planung der Zahlungsfähigkeit. Bezieht u. a. Kassenlaufzeiten, Löhne, Steuern und Investitionen ein.
Lohnartenkatalog Pflege
Sauber definierte Lohnarten (Grundlohn, Zuschläge, Bereitschaft, Wegezeiten). Basis für korrekte Abrechnungen und Prüfungen.
MD‑Prüfung
Begutachtungen durch den Medizinischen Dienst. Dokumentationsqualität und Prozesse beeinflussen Erlösanerkennung und Nachforderungen.
Nachtrags-/Korrekturrechnungen
Kassenrückläufer erfordern saubere Fehlerbehandlung und zeitnahe Korrekturen, um Liquiditätsengpässe zu vermeiden.
Outsourcing (Fibu/Lohn)
Auslagerung von Buchhaltung und Lohnabrechnung an Spezialisten senkt Fehlerrisiken, sichert Fristen und erhöht die Datenqualität.
Personalkostenquote
Anteil der Personalkosten am Umsatz. Kernkennzahl im Pflegedienst; Steuerung über Tourenmix, Zuschläge, Auslastung, Dienstpläne.
Pflegebudget / Pflegesatz
Finanzierungsrahmen der Pflegeleistungen. Ausgangspunkt für Kalkulation, Verhandlungen und Investitionsentscheidungen.
Rückstellungen
Bilanzposten für Verpflichtungen, deren Höhe/Termin ungewiss ist (z. B. Urlaub, Überstunden, Abschluss-/Prüfungskosten).
Sanierung / Restrukturierung
Maßnahmenpaket bei Liquiditäts- oder Ertragskrisen: Planungsrechnungen, Kostenschnitte, Verhandlungen, Finanzierung, ggf. StaRUG-Verfahren.
SGB V / SGB XI – Abrechnung
Regelt Kranken‑ und Pflegeversicherungsleistungen. Saubere Trennung in Konten/Kostenstellen ist für Steuerung und Prüfungen essenziell.
Steuerbefreiung Gesundheitsleistungen (USt)
Bestimmte Heilbehandlungen sind umsatzsteuerfrei. Abgrenzung zu steuerpflichtigen Nebenleistungen ist prüfungsrelevant.
Steuerliche Außenprüfung vs. Nachschau
Außenprüfung (angekündigt) vs. unangekündigte USt‑Nachschau/Kassen‑Nachschau. Vorbereitung und Prozesssicherheit sind entscheidend.
Tax Compliance
Systematische Einhaltung steuerlicher Pflichten: Fristen, Aufbewahrung, Verantwortlichkeiten, Vier‑Augen‑Prinzip, interne Kontrollen.
Umsatzplanung
Forecast der Erlöse unter Berücksichtigung von Touren, Pflegegraden, HKP‑Anteilen und Auslastung. Grundlage für Budgets und Investitionen.
Verfahrensdokumentation (GoBD)
Beschreibt Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten rund um Belegwesen, Kasse, Lohn, Fibu. Pflichtdokument bei digitalen Abläufen.
Wirtschaftsprüfung (freiwillig/gesetzlich)
Prüfung des Jahresabschlusses – verpflichtend ab gewissen Größenklassen; in der Pflege oft freiwillig zur Qualitätssicherung oder für Finanzierung.
Zuschläge (steuerfrei/‑pflichtig)
Steuerfreie Nacht‑/Sonn‑/Feiertagszuschläge vs. steuerpflichtige Zulagen. Korrekte Parametrisierung verhindert Nachforderungen.